Comunicación
La comunicación en las organizaciones juega un papel de vital importancia, y esta puede estar en función de muchas formas, como en la manera de relacionarse con el cliente, gestionar a los empleados, hasta en el proceso y desarrollo de productos o servicios, entre otros (Cruz, 2016).
La comunicación se asocia significativamente con la construcción de relaciones laborales fuertes, puesto que la confianza y la lealtad se ven impulsados cuando la comunicación detecta y satisface cada necesidad de sus colaboradores, al igual en el momento que se transmite la información pertinente de manera adecuada y se recibe retroalimentación (Veliz, 2018).
Al momento que la comunicación se vuelve eficaz se fortalecen los trabajos en equipo, con el fin de lograr los objetivos de la empresa, en vista de que el colaborador se sentirá cómodo en situaciones de conflicto, asimismo tendrá la capacidad de actuar en la solución de problemas, por lo que el ambiente de trabajo se describirá como positivo (Veliz, 2018).
¿Qué es el Feedback?
De acuerdo con Gracia (2023) se trata de un elemento esencial que se encuentra dentro de la comunicación, esto es, porque se refiere a la retroalimentación, ya sea escrita o verbal, que pretende que las personas involucradas mejoren su comprensión, expresen sus opiniones, manifiesten ideas o sugerencias, lo cual de como resultado, relaciones interpersonales fuertes y productivas, basadas en la confianza y el respeto.
Feedback del empleado
Es una herramienta que sirve a las organizaciones para entender los procesos de gestión y desarrollo de talento, por medio de las valoraciones de sus empleados en temas que corresponden al clima laboral, liderazgo, recompensas, entre otros (González, 2022).
En la actualidad las organizaciones recurren con mucha frecuencia al Feedback, dado que esperan que sus colaboradores desarrollen y alcancen su máximo potencial personal y profesional, por ello, estos con ayuda del feedback ha sido posible que se manifiesten en los procesos de gestión y organización mediante la expresión de sus propios pensamientos, sentimientos y opiniones, lo cual trae resultados benéficos a la organización (Team Asana, 2022).
Es muy importante que se escuche y se considere cada expresión de los empleados, pues cada persona se sentirá cómoda en un espacio en el cual se sienta escuchado, así como sus ideas pueden ser parte de un proceso que conlleve a fortalecer un estilo de gestión y mejoren la colaboración entre los miembros de trabajo (Team Asana, 2022).
Utilidad del Feedback de los empleados
Se identifican fortalezas, se mejoran y se diferencian de la competencia del mercado, lo cual fortalece la atracción y retención del talento. Asimismo, permite detectar las áreas de mejora que impiden el crecimiento y desarrollo de la empresa, hecho que permite tomar decisiones de forma proactiva para evitar el declive del negocio (González, 2022).
¿Cuál es el objetivo principal del Feedback de los empleados?
Identificar comportamientos tanto positivos como negativos, dado que en los primeros se tiene la finalidad de fomentarlos, mientras que los negativos se requieren modificar para fortalecer el desempeño y la eficiencia de los individuos expuestos ante el feedback (Cisneros, 2018).
Con la retroalimentación proporcionada de los empleados se espera una mayor satisfacción en su entorno laboral, esto a través de un mayor rendimiento y sentimiento de lealtad hacia la organización (Empuls, s.f.).
¿Cuál es su importancia en las organizaciones?
Con base a Ávila (2009, como se citó en Cisneros, 2018) cualquier empresa debe reconocer el valor de la retroalimentación, la cual le permita al colaborador visualizar la manera en que lo ven los otros dentro de la misma, en cuestión de su desempeño profesional, a fin de que tenga la visión de saber si actúa conforme a los lineamientos correctos para cumplir con metas u objetivos propuestos.
El feedback se contempla en las organizaciones como el proceso que le permite a estas acercarse y conocer a sus colaboradores, lo cual funciona para que se planten, diseñen y desarrollen estrategias con eficiencia y la productividad sea mayor, pues las organizaciones se involucran en que el desempeño de sus colaboradores mejore día con día, a través de cambiar conductas que no ayudan en el logro de objetivos (Cisneros, 2018).
De acuerdo con González (2022) es importante que las organizaciones cuenten con el Feedback de los empleados, por las siguientes razones:
- Se realizan cambios con un impacto positivo en los resultados de la organización: esto es, que mediante la información precisa de los empleados se consiga llegar a las metas deseadas.
- Aumenta el engagement y el compromiso de los empleados: los empleados se sienten valorados al ser escuchados, en vista de que, la organización tiene en cuenta su implicación en los procesos de gestión, lo cual mejora en la compañía.
- Potencia el rendimiento y la productividad: el desempeño de los colaboradores en sus funciones va a depender significativamente de una comunicación abierta y transparente.
- Ayuda a crear relaciones sanas y positivas con los miembros del equipo: se crean y fortalecen relaciones de confianza que contribuyen al bienestar del colaborador, puesto que se le trata con honestidad, respeto y transparencia, lo que evita que se generen sentimientos de frustración.
- Mejora el clima laboral: se crea el entorno laboral adecuado que incrementa la motivación, así como el desarrollo personal y profesional, cuando se identifican las necesidades de los empleados.
- Ahorra costes: el éxito de la organización se ve influido en la forma que gestiona su tiempo y dinero, por lo que atendiendo la información que se obtenga de los empleados se evitará el gasto de estos recursos.
Team Asana (2022) plantea tres niveles en el que se produce el feedback, los cuales son los siguientes:
- A nivel interpersonal: el feedback se lleva a cabo mediante conversaciones interpersonales entre un gerente y sus empleados, las cuales mejoran sus relaciones de trabajo y se fortalece la confianza del equipo.
- A nivel equipo: se produce entre los miembros de un equipo, donde las ideas de cada uno ayudan a comprender la forma de trabajo y se producen relaciones laborales efectivas.
- A nivel organizacional: se promueve la transparencia con la colaboración y participación de los empleados, para desarrollar una cultura corporativa efectiva.
Empuls (s.f.) menciona las siguientes maneras de recoger las opiniones de los empleados como las más comunes:
- Encuestas: se identifican las áreas de oportunidad por medio de la experiencia del empleado en la organización.
- Grupos de discusión: se obtienen opiniones acerca de lo que piensan los empleados del negocio en temas concretos.
- Preguntas abiertas: se recogen las opiniones de los empleados mediante preguntas concretas, que pueden ser de cualquier tema, como por ejemplo, lo que le gusta o no de sus superiores o compañeros, hasta la forma en la que se siente trabajando en la organización.
¿Cuándo es el momento oportuno para pedir feedback a los empleados?
Team Asana (2022) considera que el nivel de feedback depende mucho para pedir al empleado que proporcione sus comentarios, no obstante, el mejor momento, de acuerdo con el nivel, es de la siguiente manera:
- Feedback interpersonal: los comentarios pueden ser aportados enseguida de haber otorgado una opinión a un miembro del equipo de trabajo, puesto que el gerente tiene el objetivo de generar óptimas relaciones, por lo que muestra apoyo y realiza preguntas pertinentes, y específicas.
- Feedback del equipo: el mejor momento para recibir los comentarios de los empleados es al final o al principio de una situación significativa.
- Feedback en la organización: por lo general el área de Recursos Humanos o los directivos emplean cronogramas para reunir los comentarios.
¿Cuáles son los tipos de comentarios de los empleados?
Empuls (s.f.) menciona los siguientes:
- Feedback oral: se caracterizan por ser espontáneos e informales, llevándose a cabo por vía telefónica o durante el transcurso de una reunión.
- Encuestas: se pretende medir la satisfacción laboral, con respecto a la organización misma y a su puesto de trabajo.
- Feedback informal: es útil para mejorar habilidades y conocimientos, lo cual tiende a llevarse a cabo mediante una conversación entre dos personas.
- Feedback directivo: se caracteriza por incluir instrucciones específicas, que generalmente se presentan por escrito para describir sobre la forma en que pueden mejorar su productividad.
- Retroalimentación basada en las excepciones: suele presentarse cuando se detecta que algo no va como debería ir, esto cuando un empleado comete un error en su área de trabajo.
González (2022) alude las siguientes estrategias que facilitan la gestión del Feedback de los empleados
- Convertir la herramienta del Feedback en una actividad frecuente.
Los empleados deben percibir que el Feedback es un proceso útil y necesario, por lo que se deben emplear las herramientas adecuadas, y es sugerible que este proceso se sistematice, así como integrarse como parte de la gestión del negocio.
- Centraliza la información
Es un proceso que debe agilizarse con eficacia por medio de entrevistas o encuestas laborales, entre otras formas que recopilen y guarden la información en un mismo sitio. De tal manera, contar con un sistema de evaluación y monitorización ofrece la posibilidad de poder dar seguimiento y comprobar la evolución del Feedback en tiempo real, a fin de verificar sí los cambios propuestos siguen un buen camino.
- Utiliza un software especializado
Las encuestas para obtener la información destacan de los otros métodos, por su eficacia, utilidad y versatilidad, por esta razón, recoger en poco tiempo el Feedback de los empleados de forma relevante y precisa puede ser por medio de un software especializado que es muy utilizado en el entorno laboral, ya que se centra en encuestas para empleados.
- Emprender acciones adecuadas al aprovechar el Feedback de los empleados
La información obtenida por medio del Feedback debe tener como objetivo mejorar la organización, por lo cual se tiene que llevar a cabo una evaluación y un análisis de las áreas de la empresa que no funcionan o que se pueden mejorar, esto es, con la finalidad de realizar los cambios pertinentes, al igual que el empleado se motive al considerar que sus contribuciones influyen en resultados exitosos.
- Compartir los resultados
Con base en las ideas, opiniones y aportaciones de los empleados es recomendable que se les muestre y comparta planes de acción.
Empuls (s.f.) contempla las siguientes formas, para fomentar las opiniones de los empleados?
- Fomentar la escucha activa con la intención de recibir todo tipo de comentarios por parte de los empleados.
- Promover la motivación y la participación para que los empleados se sientan cómodos aportando sus ideas y comentarios.
- Explicar al empleado que cuando se sienta escuchado opte por hacer una crítica constructiva, donde perciba que sus opiniones son valoradas.
- Cuestionar a los empleados acerca de resolución de problemas en la forma en que ellos mejorarían o solucionarían cuestiones de productos o servicios de la organización.
- Escuchar críticas constructivas o sugerencias de mejora en el negocio.
- Cuando se reciben las ideas, opiniones y comentarios de los empleados no se delimitan, por ende, son tomados en cuenta para futuros objetivos en la organización.
Empuls (s.f.) considera las siguientes maneras en las que se puede mejorar la satisfacción de los empleados con el proceso de retroalimentación:
- Constituir una definición clara y objetiva sobre lo que representa la retroalimentación y establecer cuándo se debe llevar a cabo.
- Asegurarse que los empleados tengan claro sobre lo que deben trabajar para que mejoren su rendimiento, esto puede ser por medio de las evaluaciones de desempeño, donde se incluyan los comentarios negativos.
- Capacitar a los directivos para que sepan brindar un feedback constructivo.
- Plantear las preguntas adecuadas que permitan entender lo que no se ha hecho con total satisfacción y las actividades que podrían realizarse de mejor manera.
- Desarrollar un plan de acción en dirección de la gestión del equipo que posibilite disponer por parte de los empleados expectativas claras.
- Disponer de tiempo de calidad para los empleados para escuchar acerca de su rendimiento laboral.
¡Las opiniones de los empleados son importantes! (Empuls, s.f.).
- La productividad y la satisfacción del empleado aumentan considerablemente.
- Mejor ambiente laboral.
- La organización emprende acciones para motivar a sus empleados.
- Sus opiniones funcionan como una herramienta para mejorar procesos dentro de la organización.
- Identificar áreas de oportunidad.
Hoy en día la colaboración y la participación de cada persona que trabaja en una organización es vital, y eso trae consigo que expresen sus opiniones con total libertad, debido a que no solo trae resultados positivos al empleado, sino también a la organización misma con relación al estar en constante innovación y cambio dentro de sus áreas de trabajo, por tal razón, la escucha activa es muy importante para que la comunicación sea efectiva como en momentos de tomar decisiones para alcanzar objetivos propuestos, pues es una habilidad que debe mejorarse y trabajarse con bastante frecuencia, con la finalidad que en el entorno laboral se perciba la confianza, el respeto, la motivación, el diálogo y la empatía, donde la participación se incentive y se promueva a través de medios de comunicación interna, como puede ser las reuniones, las redes sociales corporativas, encuestas, entre otros, y así se apliquen cambios adecuados.
Referencias:
Team Asana. (2022, 16 junio). Cómo recopilar feedback de los empleados: consejos y ejemplos. https://asana.com/es/resources/employee-feedback-examples
Cisneros Salazar, A. R. (2018). El feedback como herramienta para mejorar el desempeño laboral en el sector comercial de plásticos de la provincia de Tungurahua. [Tesis de licenciatura, Universidad Técnica de Ambato. Facultad de Ciencias Administrativas. Carrera Organización de Empresas]. http://repositorio.uta.edu.ec/bitstream/123456789/28872/1/520%20O.E..pdf
Cruz, J. (2016). Comunicación efectiva en las organizaciones. Emprendices. https://www.emprendices.co/comunicacion-efectiva-las-organizaciones
Empuls. (s.f.). What is employee feedback and why is it important | FAQ. https://www.empuls.io/es/glossary/employee-feedback
Gracia, O. (8 de junio de 2023). ¿Qué Es El Feedback? Conoce La Importancia De Una Buena Retroalimentación. Mindvalley. https://blog.mindvalley.com/es/feedback/
González, C. (2022, noviembre 28). Feedback de los Empleados: 5 consejos para gestionarlo con efectividad. Team Insights. https://teaminsights.io/es/blog/noticias/feedback-de-los-empleados-5-consejos-para-gestionarlo-con-efectividad/
Veliz-Intriago, A. K. (2018). La Comunicación como medio de retroalimentación en la Administración de Empresas. Polo de conocimiento, 3(2), 93-103. https://www.researchgate.net/profile/Amnuska-Veliz-Intriago/publication/342599791_La_Comunicacion_como_medio_de_retroalimentacion_en_la_Administracion_de_Empresas/links/5efc92f192851c52d60cc035/La-Comunicacion-como-medio-de-retroalimentacion-en-la-Administracion-de-Empresas.pdf